パソコンのショートカットを覚えると書類が劇的に早くなる
みなさんはパソコンを使うときにショートカットを有効活用しているでしょうか?
僕は介護士として働いているときには周りの職員でショートカットキーをうまく使いこなせているひとはほとんどいませんでした。
マウスを触らなくてもパソコンが操作できる
ショートカットキーって何という人のためい簡単に説明しておきますと、ショートカットキーというのはその名の通り、パソコンでの作業をショートカットするテクニックです。
パソコンを使うときはマウスで画面の動かしたい部分にカーソルを合わせてクリックするのが一般的だと思いますが、ショートカットキーを使うとマウスを動かさなくてもパソコンを使えるようになります。
これでなぜ早くなるかというと、ショートカットキーの操作になれるとマウスの操作回数がかなり減るからです。
普通、PCで書類を書く流れは
マウスで作業位置を選択する→キーボードで文章を打つ→マウスで次の作業位置まで移動させる→キーボードで文章を~
という感じですが、ショートカットキーを使うことによって
マウスで作業位置を選択する→キーボードを打つ→キーボードで次の作業位置まで移動する→キーボードで文章を~
というように、マウスに触らずとも作業を行うことができます。
つまり、マウスに右手を移動させる手間が少なくなるわけですね。
これにより大幅に作業の無駄をなくすことができます。
最低限、覚えればOKなショートカット１０選
パソコンのショートカットの種類は100個以上あるので全てを覚えるのはかなり困難です。
しかし、１０個だけであれば今日１日だけでも覚えることができます。
元介護福祉士の現役エンジニアがおすすめするショートカットキーを動画つきで優先順位の高いものから10個まとめてみました。
※画像はマックのものになりますが、Windowｓでも基本は同じです。
1.ctrl+v[貼り付け]
まずは、使用頻度が圧倒的に高いショートカットが[ctrl+v]です。
これは右クリックの「貼り付け」に当たるもので、日常の業務で使う機会が多いと思います。
この操作をマウスに触らずにできるというのはかなり早くなりますし、マウスと組み合わせることで連続で貼り付けを行うことができます。
2.ctrl+c[コピー]
[ctrl+v]とよく組み合わせて使われるのが[ctrl+c]です。
これは右クリックのコピーに当たります。
コピペと呼ばれる言葉があるぐらい、コピーと貼り付けはよく使われますね。
文章を転記するときなどにもよく使うので覚えておきましょう。
3.ctrl+x[切り取り]
[ctrl+v]とよく組み合わせて使われる２つ目が[ctrl+x]です。
こちらは右クリックの「切り取り」に当たります。
書いている場所を移動させたい場合にも使いますし、書いてしまった内容を消したい場合にも使います。
4.shift+矢印[範囲選択]
先程の3つのショートカットに加えて、範囲選択の方法を覚えればもうマウスにさわるひつようはありません。
[shift]を押しながら矢印でカーソルを移動させる。このショートカットを覚えてしまえば、もうマウスとはおさらばできます。
特に長文を打っているときなんかは、マウスに触る頻度を減らしたいので重宝します。
5.ctrl+S[上書き保存]
さて、マウスを触らずにPCで書類を作成する方法を覚えたら次に覚えておきたいのは書類の保存です。
せっかく書類を作成していたのに保存を忘れてしまったら今までの作業がすべて水の泡。
パソコンで保存を忘れてしまったときほど、自分の無能を痛感する瞬間はないでしょう。
そんな状況を避けるためにはこまめに保存をしておくことです。
[ctrl+s]を押すことで、今作業しているファイルに上書き保存することができます。
PCの作業中にはこまめに[ctrl+s]を押す癖をつけておきましょう。
6.ctrl+Z[一つ前の状態に戻す]
PCでの作業をしていてもう一つよくあるのが、なんかよくわからないうちにパソコンが動いて、すべての文章が上書きされてしまったり。
貼り付けや切り取りの場所を間違えてしまったり、
もしくは色んな所をポチポチしている最中に文章がおかしくなってしまったりということです。
自分でもなぜそんな状況になってしまったのかわからない場合も多く戻し方がわからないときもあります。
そんなときに活躍するのが[ctrl+z]です。
失敗した状況が嘘のように元に戻ります。
7.ctrl+Y[やり直す、再度同じ操作をする]
[ctrl+z]で１個前の状態に戻るのはよくつかうのですが、元に戻し過ぎてしまった場合。
１個だけ戻したかったのに、２個戻してしまった場合などには[ctrl+Y]を押しましょう。
それで、先ほどの状態に戻すことができます。
また[ctrl+Y]には「同じ操作を繰り返す」という機能があるため、文字の太さなどを複数箇所で変えたい場合などに使用することができます。
8.ctrl+F[文字を検索する]
業務上の書類というのは日々溜まってきます。
１年もすれば相当な量になりますね。
経費の入力をするようになると、何１００というデータを入力する必要があります。
「あの、備品は買ったのいつだったかな？」
と思ったとしても、膨大なデータの中から探すのは一苦労です。
そんなときには検索を使いましょう。
[ctrl+F]を押すことで検索窓が開くので、そこに入力をすることで検索をすることができます。
9.ctrl+H[置換する]
僕はサービス提供責任者をしていたことがあるので、契約書を作成する機会も多かったです。
そんなときに困るのが、書類の中に複数ある日付や名前、住所などを書き換える作業ですね。
「令和２年」の部分をすべて「令和3年」に書き換える作業は時々発生するのですが、何回も確認してい漏れがないようにしても、１個や２個の書類ミスはあるものです。
そんなときに便利なのが置換です。
[ctrl+H]を押すことで、置換のウインドウが開くのでそちらに置換したい内容と置換後の内容を書き込むことでまとめて書類を変更することができます。
10.[ctrl+A][全選択]
最後にご紹介したいのは全選択です。
大量の文章などを全部コピーしたいときや、全部消したいときなんかに使います。
すでにある書類をコピーして書き換えたい場合などに使うので覚えたおきましょう。
これらのショートカットは色んなアプリで使える
ここまで紹介したショートカットですが、WordやExcelだけでなくいろいろなアプリで使うことができます。
アプリによってはショートカットが違うものもあるのですが、使用頻度の高いこれらのショートカットキーは他のあぷりでも使えることがおおいです。
たとえば、ファイルをコピーしたり、インターネットで情報を探している場合でも使えることが多いので使ってみましょう。
覚えるコツはマウスを触らないこと
ショートカットキーは覚える必要があるので、最初はなかなか難しいと思います。
ショートカットキーで作業効率をあげるためにはなれるしかないので、はじめは面倒ですがマウスをできる限り使わないようにして作業してみましょう。
やってみると、意外とマウスなしでも操作できることがわかりますので、ショートカットキーの操作に慣れれば「こういうショートカットはないのかな？」と自分が普段良くする行動をショートカット化できないかと考え始めます。
そうなるまでは、多少スピードは遅くなっても積極的に使っていく必要があります。
まとめ
- 【貼り付け】ctrl+V
- 【コピー】ctrl+C
- 【切り取り】ctrl+X
- 【範囲選択】shift+↑ → ↓ ←
- 【上書き】ctrl+S
- 【もとに戻す】ctrl+Z
- 【操作を繰り返す】ctrl+Y
- 【文字列を検索する】ctrl+F
- 【文字列を置換する】ctrl+H
- 【全選択】ctrl+A
こちらのショートカットは僕自身も良く使いますし、これらのショートカットキーを覚えるだけでも劇的にPCでの作業が早くなると思いますので、覚えておくことをおすすめします。
あとは、慣れですので日常的に積極的に使っていきましょう。
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